Una de las cosas que veo bastante cuando empiezo a trabajar con emprendedoras, es que muchas veces se sienten colapsadas o abrumadas, porque manejan su negocio con poco orden u organización. Van saltando de acá para allá, con las urgencias de cada día, lo que hace que al final quede esa sensación de hacer mucho pero avanzar poco o con demasiado esfuerzo físico y cansancio mental.
Tip #1: Organizar tus procesos
Una de las cosas que más nos agota es hacer mil veces lo mismo. La sensación de perder tiempo por estar haciendo de cero cosas que ya hicimos antes, es una de las sensaciones que mayor frustración genera, porque sentimos que no le estamos sacando el mayor provecho a cada hora invertida en nuestro emprendimiento.
Por eso mi primer consejo para organizar mejor tu emprendimiento, es que organices tus procesos.
¿Cómo organizar tus procesos?
Primero haciendo una lista de todas las cosas que haces repetidamente como parte de los servicios que ofreces o los productos que vendes.
El segundo paso es que las ordenes, empezando con la que hoy consideres que menos eficientemente estás haciendo, más tiempo pierdes o te ves haciendo mil veces una y otra vez.
Una vez que tengas la lista ordenada y hayas identificado ese área donde hoy estás perdiendo más tiempo o no lo estás haciendo de la forma más eficiente posible, nos vamos a enfocar sólo en esa que anotaste primera en tu lista. Y vas a escribir 5 posibles ideas para mejorar ese proceso.
Una vez que hayas mejorado ese proceso que identificaste como principal cuello de botella o donde hoy más horas estás perdiendo, entonces el siguiente mes puedas volver a hacer el mismo ejercicio y enfocarte en mejorar otro.
Tip #2: Organizar tus números
Si hay algo que veo una y otra vez en muchos emprendimientos es la falta de control sobre los números. Muchas veces ni siquiera los ven o los tienen anotados en mil millones de papelitos todos sueltos por todos lados, lo que hace bastante difícil seguir un control.
Si no tenemos claro cuánto estamos vendiendo, cuáles son los productos o servicios que más ganancia nos dejan, dónde están concentrados nuestros mayores costos, cuánto podemos invertir para seguir creciendo, estamos avanzando a ciegas sin ningún tipo de dirección.
Como dueños de nuestro negocio, tenemos que saber nuestros números. Sin eso, no estamos manejando un negocio, estamos teniendo un hobby. Que está perfecto si es es lo que queremos, pero la diferencia es clave.
¿Con qué números empezar?
Las ventas: tener un registro mensual de cuánto vendemos, abierto por categoría de productos o servicios.
Los costos fijos: esos costos que vas a tener que pagar sí o sí, vendas o no vendas. Esas cosas que, no importa si un mes no se vende nada, las vas a tener que pagar igual.
Los costos variables: son los costos que están asociados a las ventas. Es decir que si no vendes, no pagas esos costos.
La inversión en marketing: la inversión que hagas todos los meses en publicidad en las redes, anuncios en Google AdWords, alianzas donde por ejemplo regales productos o servicios. Es decir todo lo que inviertas para darte a conocer y llegar a más personas con tu marca.
La idea es que cada mes te sientes a anotar cuáles fueron estos números, para ver dónde están concentradas tus ventas, qué costos tuviste, si hay alguno que aumentó demasiado y tendrías que ajustar, en qué estás invirtiendo para dar a conocer tu marca, y cuánto te está quedando de ganancia cuando a tus ventas le restas todos esos costos e inversiones.
Tip #3: Organizar tus prioridades
Si hay algo que tenemos que proteger es dónde ponemos nuestro tiempo. Es nuestro recurso más valioso y si lo terminamos poniendo en prioridades de otros o urgencias del día a día, y nunca nos queda tiempo para las cosas importantes que sabemos que tenemos y queremos hacer para crecer, nos vamos a quedar estancadas en el mismo lugar.
Si tu principal objetivo del año es transformar tus talleres presenciales en un curso online, pero nunca te queda tiempo para empezar a crear ese curso, porque siempre surge algo más urgente, va a llegar fin de año y ese curso no va a estar creado.
O si tu principal objetivo es desarrollar una nueva colección que venís pensando hace tiempo, pero el día a día te tapa y terminas diseñando la colección un mes antes de la fecha de lanzamiento, vas a terminar haciendo más o menos lo mismo de siempre, porque no vas a tener ni la energía ni el tiempo para pensar algo diferente.
¿Cómo podemos hacer esto?
Lo primero es empezar con la mirada del año completo. ¿Qué es eso que sí o sí quiero hacer este año en mi emprendimiento? Eso que si lo hago, va a tener un mayor impacto. Sea crear un curso nuevo, invertir en delegar parte de tu negocio, lanzar una nueva línea de productos, re-diseñar tu tienda online, es un proyecto más grande que se sale de tu rutina normal. Ese proyecto que cuando termine el año te va a hacer sentir orgullosa. Que no es urgente, pero sabes que es importante.
El segundo paso es hacer una mirada por trimestre. ¿Cuándo queréis tener terminado ese proyecto y entonces qué vas a hacer cada trimestre para avanzar hacia eso?
El tercer paso es hacer este mismo ejercicio cada semana.
Tip #4: Organizar tus ideas
Creo que si hay algo que nos caracteriza como emprendedores es que nuestra cabeza es un motor constante de nuevas ideas. Nos apasiona tanto lo que hacemos y estamos probablemente gran parte del día pensando en nuestro negocio, que es lo más lógico del mundo que se nos ocurran constantemente nuevas ideas o cosas a mejorar. Leemos, vemos ejemplos, hacemos cursos y nos llenamos de ideas que nos emocionan y queremos salir a hacer ya mismo.
Frenar el impulso de salir a hacer ya eso que se nos acaba de ocurrir, y en cambio anotarlo en algún documento que tengamos con “nuevas ideas”, para analizarlo cuando te sientes a hacer los puntos que vimos en el tip anterior.
Entonces, por ejemplo, cada semana que te sientes a revisar las prioridades de la semana siguiente, lees tu lista de “nuevas ideas” y ves si hay alguna que queréis agregar a tu semana o en realidad no, porque ya tenéis otras prioridades más importantes en las que queréis enfocarte.
Por supuesto éstos son solo algunos tips, lo más importante es que hagas una revisión sincera de dónde estás poniendo hoy tu tiempo, dónde están esos cuellos de botella que sabes que necesitan solución o esas tareas que repetís constantemente y sabes que necesitarías estandarizar o automatizar para no hacerlas una y otra vez siempre igual.
Trabajar de una forma más ordenada y eficiente, para usar cada vez mejor tu tiempo y no estar saltando de plan en plan sin tener muy claro por qué o cómo eso está sumando a los resultados totales.
Una pausa que no atrasa, sino todo lo contrario, te permite analizar si realmente tiene sentido que te pongas a hacer eso ahora o no. Una pausa que te permite elegir intencionalmente dónde pones tus horas y dónde no.
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